Integritetspolicy
SigtunaHems riktlinje för integritet
AB SigtunaHem (nedan SigtunaHem) och dess dotterbolag* värnar om din integritet. I denna riktlinje hittar du information om vilka uppgifter om dig SigtunaHem samlar in, hur dessa uppgifter behandlas och hur uppgifterna används.
Du hittar också information om hur länge dina uppgifter sparas och hur du kan få uppgifter raderade.
Har du frågor om denna riktlinje är du alltid välkommen att kontakta oss.
*Dotterbolaget Sigtuna Bostadsförmedling AB har en egen riktlinje.
Vilka typer av personuppgifter sparar vi?
Personuppgifter är uppgifter som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Även bilder (foton) och ljudupptagningar på individer som behandlas i dator kan vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter, som exempelvis IP-nummer, räknas som personuppgifter om de kan kopplas till fysiska personer. Här nedan beskriver vi vilka uppgifter som behandlas.
Personuppgiftsansvarig
AB SigtunaHem, organisationsnummer 556059-5356, Box 509, 195 25, Märsta är personuppgiftsansvarig för företagets och dess dotterbolags behandling av dina personuppgifter som vi gör själva eller annat företag gör på vårt uppdrag.
Vi har ett dataskyddsombud som kontrollerar att vi behandlar dina personuppgifter korrekt.
Du når vårt dataskyddsombud via mejl på dataskyddsombud@sigtunahem.se
eller post:
AB SigtunaHem
Dataskyddsombud
Box 509, 195 25, Märsta
Offentlighetsprincipen
SigtunaHem är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att all information (t ex mejl, brev m.m) som skickas till oss blir allmänna handlingar. En allmän handling kan man begära ut, men innan man får ta del av den måste vi kontrollera så att innehållet inte är skyddat enligt någon specifik bestämmelse, t ex skyddade personuppgifter eller annan information som kräver sekretess. Om innehållet är skyddat kan det inte begäras ut. Vissa typer av handlingar sparas och arkiveras under olika tidsperioder enligt gällande arkivbestämmelser.
Kategorier av personuppgifter, ändamål, behandling
Här nedan beskriver vi vilka personuppgifter vi hanterar och hur länge dessa sparas.
ÄNDAMÅL
För att kunna registrera dig som sökande i förråds- eller parkeringskö.
Behandling
– Skapa konto i vår kö
– Skicka ut lösenord via mejl
– Ringa upp dig om du blivit erbjuden ett objekt
– Skicka ut erbjudande via mejl, per post eller sms efter att du sökt ett objekt
– Skicka ut mejl om att ett objekt som passar ditt intresse har publicerats
– Skicka ut mejl för att marknadsföra oss, våra produkter och tjänster
Kategorier av personuppgifter
Namn, personnummer, mejl, adress, telefonnummer
Laglig grund
Samtycke. I samband med registrering samtycker du till att vi behandlar ovanstående personuppgifter.
Lagringsperiod
Så länge du står som sökande i vår bostads-, förråds- eller parkeringsplatskö.
Du kan närsomhelst avskriva dig från våra mejllistor. I varje nyhetsbrev som skickas från oss ges du möjligheten att avbryta mejlutskick.
ÄNDAMÅL
För att kunna teckna ett lägenhetsavtal med dig.
Behandling
– Hämta uppgifter från referenspersoner som du lämnat till oss.
Kategorier av personuppgifter
Telefonnummer och namn till referenspersoner.
Laglig grund
Samtycke. I samband med att du står aktuell för lägenhetsavtal samtycker du till att vi behandlar ovanstående personuppgifter.
Lagringsperiod
När vi behandlat ditt erbjudande raderas uppgifterna.
ÄNDAMÅL
För att kunna hantera din ansökan om bostadsbyte eller överlåtelse av lägenhetsavtal
Behandling
– Kontrollera inkomstuppgifter
– Göra en kreditupplysning
– Hämta uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten
– Hämta uppgifter från referenspersoner som du lämnar till oss – Anställningsintyg eller andra intyg med ditt namn och personnummer
– Telefonnummer och namn till referenspersoner
– Betalningshistorik
Laglig grund
Samtycke. I samband med din ansökan om bostadsbyte eller överlåtelse av lägenhetsavtal samtycker du till att vi behandlar ovanstående personuppgifter.
Lagringsperiod
När vi behandlat din ansökan raderas uppgifterna.
ÄNDAMÅL
För att fullgöra vårt avtal med dig när du tecknat avtal med oss.
Behandling
– Posta hyresavier
– Skicka e-faktura
– Skicka autogirobetalning
– Hantera dina serviceanmälningar
– Sätta upp ditt namn i trapphustavla, postbox och tidningshållare
Kategorier av personuppgifter
Namn, personnummer, mejl, adress, telefonnummer, kontouppgifter.
Laglig grund
När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi t.ex. dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig.
Lagringsperiod
Vi kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet men vissa uppgifter måste vi spara i minst två år därefter som t.ex. hyresavtalet.
Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, t.ex. betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.
Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter åtagandet eller beslutet har upphört att gälla.
Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter enligt vår dokumenthanteringsplan.
ÄNDAMÅL
För att du som hyresgäst ska kunna öppna dörrar i ditt område där det finns taggsystem och/eller boka tid i tvättstuga som har elektronisk bokningstavla.
Behandling
– Lagra bokningsloggar från tvättstugan
– Lagra dörröppningar
– Koppla porttelefon till ditt valda telefonnummer
Kategorier av personuppgifter
Namn, telefonnummer.
Laglig grund
Berättigat intresse.
Lagringsperiod
Bokningsloggar sparas i en månad. Dörröppningar sparas i 24 timmar. När du flyttar raderas namn och telefonnummer ur vårt elektroniska taggsystem.
ÄNDAMÅL
Vi vill kunna informera dig om aktuell information samt marknadsföra oss, våra kommande projekt och våra tjänster.
Behandling
Skicka ut nyhetsbrev.
Kategorier av personuppgifter
Mejladress
Laglig grund
Berättigat intresse.
Lagringsperiod
Du kan närsomhelst avskriva dig från våra mejllistor. I varje nyhetsbrev som skickas från oss ges du möjligheten att avbryta mejlutskick. När du avskrivit dig raderas du ur våra mejllistor.
ÄNDAMÅL
För att vi skall kunna matcha din profil när du söker lediga tjänster hos oss. – Lagra din ansökan och CV i vårt rekryterings verktyg Visma Recruit.
Behandling
– Hämta uppgifter från referenspersoner
– Namn
– Telefonnummer
– Personnummer
– Adress
– Mejladress
– Svar på urvalsfrågor i ansökningsformuläret.
– Testresultat
– Kön
– CV
– Personligt brev
– Övriga bifogade filer (betyg)
Laglig grund
Samtycke. I samband med din ansökan samtycker du till vår hantering av dina personuppgifter.
Lagringsperiod
Endast uppgifter om person som anställs bevaras. Resten raderas två år efter att rekrytering avslutats.
Vilka delar vi dina personuppgifter med?
I de fall där det är nödvändigt kan vi komma att dela dina personuppgifter med företag som är personuppgiftsbiträden åt oss. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner.
Vi har personuppgiftsbiträden som hjälper oss med bland annat:
– IT tjänster, till exempel teknisk support och underhåll av våra IT-system
– Tjänster kopplade till ditt boende som vi själva inte kan hantera, så som målning, golvläggning, spolning av avlopp etc
– Kravhantering och betalningshantering, till exempel banker eller inkassoföretag
– Kundundersökningar
Dessa mottagare har endast rätt att behandla dina uppgifter i samband med att de utför en tjänst åt oss.
Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut.
Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.
Var behandlar vi dina personuppgifter?
Dina personuppgifter kommer huvudsakligen att behandlas inom EU/ EES, men kan även komma att överföras till länder utanför EU/EES till leverantörer som för SigtunaHems räkning ansvarar för It-drift och lagring.
Hur skyddas dina personuppgifter?
Vi använder en rad tekniska, legala och organisatoriska säkerhetsåtgärder, inklusive kryptering och autentiseringsverktyg, för att upprätthålla säkerheten för dina personuppgifter.
Dina rättigheter
Om du vill utöva dina rättigheter kommer vi att besvara en begäran från dig utan dröjsmål.
Rätt till tillgång
Du har rätt att få ett utdrag över vilka personuppgifter som vi behandlar. Du har rätt att kostnadsfritt begära ett registerutdrag från oss. Begäran ska göras skriftligen och vara undertecknad av dig. För att du ska få tillgång till ditt registerutdrag behöver du legitimera dig, du lämnar därför din begäran i vår kundservice.
Rätt till rättelse
Du kan begära att dina personuppgifter rättas ifall uppgifterna är felaktiga. Du har också rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter.
Du som står i vår kö eller har ett avtal hos oss kan ändra vissa uppgifter själv genom att du loggar in på Mina Sidor på vår hemsida.
Rätt till radering
Du kan begära radering av personuppgifterna vi lagrar om dig ifall uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlats in eller behandlats, om du återkallar ditt samtycke eller om det inte längre finns någon annan rättslig grund för behandlingen.
Det kan finnas lagliga skyldigheter som gör att vi nekar din begäran, exempelvis bokförings- och skattelagstiftning.
Rätt att göra invändningar
Du har rätt att göra invändningar mot behandlingen av dina personuppgifter.
Det kan finnas lagliga skyldigheter som gör att vi nekar din begäran, exempelvis bokförings- och skattelagstiftning.
Direktmarknadsföring
Du har alltid rätt att invända mot att dina personuppgifter används för direktmarknadsföring så som digitala utskick via e-post. I varje mejlutskick finns alltid en möjlighet att avregistrera dig från framtida mejlutskick. Väljer du att göra det kommer du inte att få nya mejlutskick.
Cookies
Vi använder cookies på vår hemsida för att se till att webbplatsen fungerar, analysera webbplatstrafiken och se vilka delar av webbplatsen du har besökt.
Läs mer om hur vi hanterar cookies.
Har du frågor om dataskydd?
Har du frågor om hur vi hanterar dina personuppgifter eller vill utöva dina rättigheter kontaktar du vårt dataskyddsombud via mejl: dataskyddsombud@sigtunahem.se.
eller post:
AB SigtunaHem
Dataskyddsombud
Box 509, 195 25, Märsta
Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter inte sker i enlighet med dataskyddslagstiftningen har du rätt att klaga till Datainspektionen som är tillsynsmyndighet.
Ändring av riktlinje för integritet
SigtunaHem kan komma att ändra denna riktlinje. Den senaste versionen finns alltid på vår hemsida, sigtunahem.se
Vid uppdateringar som är av avgörande betydelser kommer vi att mejla dig (om du har angett mejladress) i god tid innan ändringen. Vi kommer också att informera om ändringar på vår hemsida.
Senast uppdaterad: 2020-08-26